Ordinationsgründung: Der optimale Zeitpunkt aus steuerlicher Sicht

Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne, heißt es bei Hermann Hesse. Ob er dabei konkret an einen Ordinationsbeginn gedacht hat, ist fraglich. Sicher ist jedoch, dass sich ein gut überlegter Start in die Selbststandigkeit bezahlt macht. Wie dieser gelingt, zeigt die folgende Darstellung.

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Mag. Iris Kraft-Kinz. Foto: ZVG

Rund eineinhalb Jahrzehnte dauert derzeit die Ausbildung zum Facharzt. Eine lange Zeit, die gut genutzt sein will. Wenn Sie die Selbstständigkeit anstreben, stehen Ihnen zahlreiche Wege offen – sei es die Neuerrichtung einer Praxis, die Übernahme einer bestehenden Ordination oder der Zusammenschluss mit mehreren Berufskollegen in Form einer Gruppenpraxis.

Die Qual der Wahl

Jede Entscheidung hat natürlich ihr Für und Wider. Entscheidend dabei ist, welche Bedeutung Sie den einzelnen Kriterien beimessen. Die folgende Auflistung der Pros und Contras kann Ihnen bei der Entscheidung helfen. Überlegen Sie sich genau, welche Gewichtung die aufgezählten Argumente auf Ihrer persönlichen Skala haben. Tendieren Sie nach eingehender Prüfung der Checkliste zur Übernahme einer bestehenden Ordination, dann sollten Sie diese auf Leib und Nieren prüfen (lassen). Es gilt nun, Einvernehmen mit Ihrem Vorgänger bezüglich einer angemessenen Ablöse des Inventars und Praxiswerts herzustellen sowie bestehende Kassenverträge zu sichern. Besteht Einigung zwischen Ihnen, so bedarf es einer weiteren Begleitung von Experten Ihres Vertrauens (Rechtsanwalt und Steuerberater) im Übernahmeprozess.

Meldepflichten

Aus steuerlicher und rechtlicher Sicht stehen zu Ordinationsbeginn eine Reihe von Meldepflichten an.

Buchhaltungsorganisation

Unabdingbar für einen gelungenen Start der Ordination ist eine gut aufgesetzte Buchhaltung. Als Arzt können Sie Ihren Gewinn immer in Form einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermitteln. Dabei wird Ihr Gewinn dadurch ermittelt, dass alle Geldausgaben von allen Geldeinnahmen abgezogen werden. Relevant ist der Zeitpunkt der Zahlung. Wenn Sie etwa eine Honorarnote am 20.12.2021 gelegt haben, die erst am 5.1.2022 bezahlt wurde, dann ist dieser Zufluss erst im Jahr 2022 relevant.

Belegerfassung leicht gemacht

Wichtig ist, dass Sie jeden Beleg ablegen. Das umfasst sowohl Barbelege als auch Bankbelege. In der Praxis sind folgende Belege in Arztpraxen gängig:

• Ihre Eingangsrechnung, die Sie von Lieferanten erhalten haben (z. B. Einkauf von Arzneimittel, Reparaturen in der Ordination, Honorarnoten vom Steuerberater etc.)
• Honorarnoten, die Sie an Patienten versenden bzw. aushändigen     
• Zahlungsbestätigungen     
• Gutschriften     

Die Bankbelege, das heißt Ihre Kontoauszüge, sollten Sie lückenlos sammeln und zu den Ein- und Auszahlungen gehörenden Honorarnoten und Rechnungen dazugeben. Die Barbelege werden chronologisch nach Datum aufsteigend sortiert. Ihre Belege müssen Sie jedenfalls einmal jährlich erfassen. Sollten Sie jedoch nicht nur ärztliche Leistungen, die umsatzsteuerbefreit sind, anbieten, sondern auch umsatzsteuerpflichtige Leistungen wie Vorträge, Erstellung von Gutachten und Studien sowie Verkauf von Nahrungsergänzungsmitteln, dann müssen Ihre Belege in kürzeren Abständen (Monat bzw. Quartal) aufgebucht werden.

Registrierkassenpflicht

Ärzte, die Einkünfte aus selbstständiger Arbeit erzielen, fallen grundsätzlich unter die Bestimmungen zur Registrierkassenpflicht. Betroffen sind vor allem Wahlärzte, aber auch Kassenärzte, die Zusatzleistungen verkaufen, wie zum Beispiel Zahnärzte. Die Registrierkassenpflicht trifft Betriebe ab einem Jahresumsatz von  15.000 Euro netto je Betrieb, wenn davon über 7.500 Euro netto als Barumsätze gelten.

Honorarnoten

Ganz entscheidend für Ihren Ordinationserfolg ist, dass Sie Ihre Leistungen zeitnah abrechnen und nicht Ihrem Geld lange nachjagen müssen. Honorarnoten müssen Sie dabei grundsätzlich gar nicht legen, es sei denn, der Patient verlangt danach. Sollten Sie dennoch eine Honorarnote erstellen, dann muss diese folgende Bestandteile aufweisen:

• Name und Anschrift
• Arzt und Patient    
• Leistung    
• Leistungszeitraum     
• Entgelt (Hinweis auf
• Steuerbefreiung)
• Rechnungsdatum    

Aufgrund des Arztgeheimnisses müssen Sie überdies keinen Patientennamen angeben. Es genügt, wenn Sie eine Nummer zur Identifizierung verwenden. Führen Sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen wie Vorträge, Gutachten oder Studien aus, so müssen Sie zusätzliche Rechnungsbestandteile auf Ihren Honorarnoten ausweisen. 

Ermittlung Ihres Gewinnes durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Wenn Sie nun Ihre Belege gesammelt und Ihrem Steuerberater übermittelt haben, erstellt dieser Ihren Jahresabschluss in Form einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Pauschalierung
Alternativ zur Erstellung einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung haben Sie die Möglichkeit, Ihren Gewinn mittels Pauschalierung ermitteln zu lassen. Hierbei werden von Ihren Einnahmen 12 % als pauschale Ausgaben (max. jedoch 26.400 Euro) in Abzug gebracht. Zusätzlich können Sie folgende Betriebsausgaben geltend machen:

• Fremdlöhne (Assistenten, Studenten, …)
• Gesetzliche Sozialversicherungsbeiträge (KV, PV, UV)
• Wohlfahrtsfondsbeiträge
• Steuerberatungskosten (als Sonderausgabe!)

Diese Art der Gewinnermittlung setzt voraus, dass Ihr Vorjahresgewinn max. 220.000 Euro betragen hat. Mit dem richtigen Set-up steht und fällt Ihr Start mit der neuen Ordination. Gute Planung und kompetente Beratung sind auch hier der Schlüssel zum Erfolg.